Envío de la solicitud por medio físico o digital a la Rectoría, Vicerrectoría Administrativa Financiera Particular o a la Dirección de Planeación, Desarrollo e Información Institucional (dir.planeacion@santototunja.edu.co), para escenarios deportivos (dir.bienestar@santototunja.edu.co).
Todas las solicitudes deben contener la información mínima de contacto: responsables, entidad, dirección, email, celular.
Verificación de disponibilidad de espacios y emisión de respuesta y/o cotización de alquiler.
Dirigirse a la Vicerrectoría Administrativa Financiera Particular o a la Dirección de Planeación, Desarrollo e Información Institucional para la emisión del “Formato de solicitud de factura” con los vistos buenos correspondientes y llevarlo al Departamento de Contabilidad para la generación de la Factura.
El Departamento de Contabilidad y Presupuesto genera la factura correspondiente.
El Departamento de Contabilidad y Presupuesto genera la factura correspondiente.
La Dirección de Planeación, Desarrollo e Información Institucional procede a verificar la disponibilidad del espacio solicitado.
Realización del pago, mínimo 10 días antes del evento, en el banco correspondiente o en la caja de la Universidad. Llevar dos copias del mismo; una a la Vicerrectoría Administrativa Financiera Particular y otra al Departamento de Sindicatura.
o puede ser enviado a los siguientes email: dirección.sindicatura@santototunja.edu.co, aux.viceadmon@santototunja.edu.co y a dir.planeacion@santototunja.edu.co
Firma y entrega de acta de compromiso de cuidado de las instalaciones y de responsabilidad por daños y perjuicios.
Confirmación del pago a la Dirección de Planeación, Desarrollo e Información Institucional.
Reserva definitiva y comunicación con el organizador (Persona responsable) del evento para validar requerimientos especiales.
Notificar al Departamento de Planta Física y al Administrador del Campus sobre el evento para generar la notificación a la empresa de seguridad.
Allegar la agenda a desarrollar con el fin de convenir detalles como hora de inicio y cierre, descansos programados, cantidad de personas a ingresar (requisitos de seguridad), parqueaderos, etc.
Al finalizar el evento, se emitirá el paz y salvo correspondiente posterior a la revisión de las instalaciones por parte del personal de la Universidad.
Todo daño que se produzca en el uso de las instalaciones debe ser asumido por la empresa o persona natural o jurídica a la que se presta o alquila el lugar. Así mismo, con el propósito de mantener y preservar en óptimo estado los espacios dedicados a las actividades académicas, artísticas y culturales en la Universidad, queda terminantemente prohibido:
- Fumar y/o consumir alimentos dentro de los auditorios y salas especiales.
- Ingerir bebidas alcohólicas o utilizar alucinógenos.
- Ingresar en estado de embriaguez o luego del uso de drogas ilícitas.
- Ingresar, portar o conservar armas dentro de las instalaciones a excepción de las expresamente autorizadas.
- Tirar basura.
- Alterar la estructura física y visual de las instalaciones.
- Permanecer después del tiempo asignado.
- Efectuar ventas.
- Pegar objetos o carteles en las paredes, puertas, muebles silletería techos, paneles, piso etc., se permite el uso de pendones en los exteriores del espacio reservado siempre y cuando no interfiera con las salidas de emergencia u obstaculice el tránsito de personas.
- Exceder el aforo máximo autorizado.